「課題管理表に課題を追加しておいて」と言われたとき、何を書けばよいか分からないまま「○○の問題が発生」とだけ書いてしまった——そういう経験のある方は多いのではないでしょうか。
書いた本人には分かっていても、他の人が見て「この課題の論点は何か」「誰がどうすれば解決するのか」が読み取れない課題は、管理表にあっても機能しません。
課題は困りごとのメモではない
課題管理表の「課題」は、単なる問題のメモではありません。「誰かが何かを判断・対応することで解決される未解決の事項」です。
解決に向けて動ける形で書かれていない課題は、いつまでもオープンのまま残ります。
ToDoやリスクとの違いも整理しておきましょう。
- ToDo：担当者が作業すれば完了するもの（「○○ドキュメントを更新する」）
- リスク：まだ起きていないが起きると困るもの（「ベンダー遅延のリスク」）
- 課題：すでに発生していて、誰かの判断・対応が必要なもの（「顧客との仕様認識ズレが発生している」）
この区別ができていないと、課題管理表がToDoリストやメモ帳になってしまいます。
課題起票に入れる5項目
課題を起票するとき、以下の5項目を埋めます。
① 事象：何が起きているか（客観的な事実） ② 影響：このままだと何に・どの程度影響するか ③ 論点：この課題を解決するために、何を決める必要があるか ④ 担当：誰が対応するか（複数の場合は主担当を明確に） ⑤ 期限：いつまでに解決・判断が必要か
論点が特に重要です。「○○の問題が起きた」だけでは課題が何かが分かりません。「○○の問題に対して、△△か□□かを決める必要がある」という形にすることで、次のアクションが明確になります。
悪い課題タイトルと良い課題タイトル
悪い例： 「テスト環境の問題」
これだけでは、何が問題で、誰が対応すべきで、どうすれば解決するかが分かりません。
良い例： 「テスト環境の証明書エラーにより結合テストが開始できない。田中（担当者）が5/13までにIT部門へ対応依頼し解決する。解決しない場合のスケジュール影響を確認する（5/14）」
事象・影響・論点・担当・期限がすべて入っており、誰が見ても「今どういう状況で、誰が何をすれば進むのか」が分かります。
課題を会議で扱う方法
課題を起票したら、次の定例会議のアジェンダに入れます。
「今日の定例で○○の課題を確認させてください。期限は○日です。田中さん、対応状況を教えていただけますか？」
このように、課題管理表と会議をつなげることで「管理表に書いたのに会議では誰も触れない」という状態を防げます。
まとめ
PM候補が初めて課題を起票するときの書き方を整理しました。
- 課題とは：発生していて、誰かの判断・対応が必要な未解決の事項
- ToDo・リスクとは区別する
- 5項目を埋める：事象・影響・論点・担当・期限
- 課題タイトルは「何を決める必要があるか」が分かる形にする
課題管理は表を作ることが目的ではなく、「誰が何をすれば解決するか」が常に見える状態を維持することが目的です。