新任PMが仕様変更に気づくための会議メモ術

「あの会議で○○と言いましたよね？」と顧客に言われたとき、自分の会議メモを見ても何と言ったか確認できない——仕様変更に気づくのが遅れた後から振り返ると、会議中に言葉として出ていたことが分かる——こういう経験を持つ新任PMは多いです。

仕様変更は、多くの場合「会議中の一言」から始まります。

仕様変更は会議中の一言から始まる

正式な変更管理プロセスを経て仕様が変わることもありますが、現場では「あのとき○○と言ったから追加で対応した」という非公式の変更が積み重なることが多いです。

「そこはもう少し使いやすくしてほしいんですが」「できれば○○機能も欲しいですね」——これらは一見、要望や感想のように聞こえます。でも対応してしまうと、それは事実上の仕様変更です。

会議中にこの種の発言を「変更候補」として拾えるかどうかが、後から起きる認識ズレを防ぐための鍵になります。

会議中のメモを以下の4つに分けて取る習慣を作りましょう。

【決】決定事項：この会議で確定した内容。「〇〇と決定」という表現や、全員が同意した内容。

【要】要望・追加要求：顧客・関係者から来た「こうしてほしい」「あれも対応してほしい」という発言。まだ対応可否が決まっていないもの。

【問】質問・確認事項：「○○はどうなりますか？」「△△の場合はどうするんですか？」という疑問。現状で答えられないものは未決事項として残す。

【変】変更候補：「そこは変えてほしい」「想定と違う」という発言。これが変更管理プロセスに乗っていなければ、「変更候補」として要注意マークをつけておく。

【変】のマークをつけた発言は、会議後に「これは正式な変更管理が必要かどうか」を確認します。

変更管理が必要な場合：

軽微な変更でも、後から「あれが追加コストの原因だった」とならないよう、小さな変更候補も記録しておきます。

会議中に以下のような言い方が出たときは、変更候補の可能性があります。

顧客の発言	気づくべき点
「そういえば、もしできれば〇〇もできると助かるんですが」	「もしできれば」でも記録対象。後から「あのとき言った」になりやすい
「前回の画面と少し違うと感じましたが、まあいいです」	「まあいいです」は承認ではない。「確認して回答します」と返す
「当初の予定からは変わりましたが、これで進めましょう」	変更の確認が取れた発言。正式な変更として記録しておく

「明確な変更依頼でない」と感じる発言でも、拾って記録することが後のトラブル防止につながります。