新任PMが議事録で失敗しやすいポイント

「議事録を書いてください」と言われると、会議中の発言をひたすらメモすることに集中してしまう方は多いです。でも、書いた議事録を見返したとき、「何が決まったのかが分からない」「宿題の担当者と期限が入っていない」という状態になっていることに気づきます。

会議の発言記録は議事録ではありません。議事録は「合意の記録」です。

議事録は会話の記録ではなく合意の記録

会議で話されたことをすべて書く必要はありません。議事録に残すべきは、「この会議で何が決まったか」「誰が何をいつまでにやるか」「まだ決まっていないことは何か」の3点です。

AIを使った議事録要約が普及してきている現在でも、PMとして確認しなければならない観点は変わりません。ここで紹介するのは、AIが生成した要約でも人間が書いた記録でも、PMが必ず目を通して確認すべき5項目です。

「○○の方向で進めましょう」という発言があっても、それが「決定」なのか「仮の方向感」なのかが曖昧なまま記録されていることがあります。

議事録では「決定事項」「確認事項」「保留事項」の3つを区別して書きます。

この区別がないと、後から「あれは決まったはずでは？」「いや、まだ保留だったはず」という話になります。

「〇〇を確認しておきます」という発言が記録されていても、「誰が」「いつまでに」が書かれていないと宿題として機能しません。

議事録の宿題欄には必ず、担当者名・内容・期限の3点を入れます。

例：

「後で思い出して書こう」は高確率で担当者名と期限が抜けます。会議中にその場で確認して書いてしまうのが確実です。

会議では「それは確認してから決めましょう」「次回持ち越し」という形で終わることがよくあります。これを記録しないと、次回会議まで誰もその件を気にしない状態になります。

未決事項には「内容」「誰が確認するか」「いつまでに持ってくるか」を書いておくと、次回の定例で確認し忘れることを防げます。

AIが議事録を要約してくれる時代でも、PMが確認すべき5点は変わりません。

議事録は書いて共有して終わりではなく、次回の定例会の準備材料になります。

「前回宿題の確認」を定例の最初のアジェンダに入れることで、宿題の進捗確認が自然な流れになります。この習慣を最初から作っておくと、「言ったのにやってくれない」という状況が大きく減ります。

議事録を「会話の記録」ではなく「合意の記録」として書くために、PMが確認すべき5項目を整理しました。

AIが議事録を作ってくれる時代でも、この5点の確認はPMの仕事です。

悪い例	良い例
「Aさん：設計書の件を確認する」	「Aさん：B機能の設計書を確認し、追加工数の有無を11/15（金）までに松本へ報告する」

「確認する」だけでは、いつ・何を・どのように確認するかが不明です。宿題には「担当者・具体的な行動・完了期限・報告先」の4点が入るとアクションにつながりやすくなります。

議事録を含む報告・記録のスキルを学びたい方は以下もご覧ください。