新任PMが最初の定例会で聞くべき質問

「とりあえず各担当者の報告を聞いて、問題なければ終わり」——定例会を初めて仕切ったあと、そんな後味の悪さを感じたことはないでしょうか。

報告は一通り聞いた。でも何が決まったのか、何が課題なのか、次に何をするのかが曖昧なまま散会してしまった。これは新任PMのほとんどが経験することです。定例会は「報告会」ではなく「現状確認と意思決定の場」ですが、そのためにどんな質問をすればいいか、はっきり教えてもらえる機会はほとんどありません。

定例会でPMが拾うべき情報は4種類。それぞれに対応した質問を持っておくと、「とりあえず聞いた」から「状況をつかんで散会できた」に変わります。

新任PMが定例会で黙ってしまう理由

定例会でPMが黙る理由は、大きく2つあります。

ひとつは「何を確認すれば十分なのかがわからない」こと。担当者が「問題ありません」と言ったとき、それをそのまま受け取ってしまいます。「問題ない」の裏に何が隠れているかを引き出す質問が思い浮かばないのです。

もうひとつは「変に突っ込んで場の空気を壊したくない」という遠慮。でも、PMがその場で拾えなかった情報は、後になって「なぜ早く報告しなかったのか」という話になります。空気を壊すのと、リスクを見逃すのと、どちらが困るかは明らかです。

定例会でいきなり細かい質問をしても迷子になります。最初に確認するのは「今、プロジェクト全体がどこにいるか」です。

具体的にはこんな聞き方が使えます。

「進捗どうですか？」だと「順調です」で終わりやすいため、完了・未完了を具体的に聞く形にすることがポイントです。

進捗確認のあとは、問題の芽を拾います。ここで使えるのは「困っていること」ではなく「止まる可能性があること」という切り口です。

「問題はありますか？」という聞き方は担当者が「ない」と答えやすいため、「止まりそうなもの」「外部依存があるもの」に絞って聞くと具体的な情報が出やすくなります。

また、前回の定例で出た課題の進捗も必ず確認します。「先週の○○の件、その後どうなりましたか？」という一言があるだけで、課題が宙に浮く頻度は大きく減ります。

定例会では「今日、決める必要があること」と「まだ決まっていないこと」を明確にするのもPMの仕事です。

これらを聞くことで、担当者が「PMに相談すべきかどうか迷っていた話」が出てきやすくなります。

定例会の終わりに必ず確認するのが次アクションです。「各自よろしく」で終わると、次の定例までに何も動かないことがあります。

担当者名・内容・期限の3点をその場で声に出して確認することで、「言った・言わない」を防げます。議事録に残すのはもちろんですが、「声で確認してから書く」という順序が大切です。

新任PMが最初の定例会で聞くべき質問を整理しました。

一度の定例会でこれを全部やろうとすると時間が足りなくなります。まずは「計画との差分」と「次アクション確認」の2点だけに絞って実践してみてください。徐々に他の質問も組み込んでいけば十分です。

PMとしての質問力を体系的に身につけたい方は、以下のパックもご覧ください。