新任PMが案件概要を説明できないときの整理法

「今の案件、どんな状態ですか？」と上司に聞かれたとき、どこから話せばよいか分からなくなった経験はないでしょうか。気づいたら5分以上話しているのに「結局どういう状況なの？」と言われる——それは情報が整理されていないことが原因です。

案件概要を短く説明できない理由は、「知らない」のではなく「まとめ方を知らない」だけです。

案件概要を説明できない理由

担当者として動いているとき、「自分のタスク」に集中しているため、案件全体の構造が頭に入っていないことがあります。また、情報は持っているけれど「何を言えば十分か」の基準が分からないため、つい全部話そうとして長くなります。

解決方法は「5項目の枠」を持つことです。この枠に入れる情報だけ伝えれば説明が完結するという構造を頭に入れると、何を話すべきかが見えてきます。

案件概要の説明に必要な5項目はこれです。

この5項目が頭に入っていれば、「今の案件はどうですか？」に対していつでも答えられます。

この5項目を使った1分説明の型を作っておきましょう。

「○○システムの開発案件で、顧客の受発注業務効率化が目的です（目的）。今フェーズは設計フェーズで、来週末に顧客レビューがあります（進捗）。体制はPMが私、開発担当がAさん・Bさん、顧客担当は田中さんです（体制）。現在スコープ外だった帳票機能の追加要望が来ていて、対応方針を検討中です（課題）」

このくらいのテンポで話せれば、上司は状況を把握できます。5項目をすべて均等に話す必要はなく、今の状況で重要な項目を少し厚く話すと伝わりやすくなります。

上司への状況報告では、特に「進捗」と「課題」に重点を置くと判断材料になります。

「計画より2日遅れています（進捗の差分）。原因は環境準備の遅延です（原因）。来週に取り戻せる見込みですが、取り戻せない場合は顧客への納期調整が必要になります（影響と判断が必要な場面）」

上司は「あとどうするか」を知りたいので、「今どこか」だけでなく「今後どうなりそうか」まで含めて話すと、次の指示や支援を引き出しやすくなります。

5項目を整理しようとしたとき、「ここが分からない」という部分が出てくることがあります。それは「説明できない弱み」ではなく「確認すべき未確認事項」です。

「目的が曖昧だな」と気づいたら前任PMか顧客に確認する。「スコープがはっきりしない」と感じたら契約書を見直す。このような確認の動きが、案件理解を深めていきます。

案件概要を1分で説明できるようにするための整理法を解説しました。

案件概要を説明できない理由は知識不足ではなく、整理の型がないことです。この5項目を覚えるだけで、状況説明の質が大きく変わります。

「この項目が分からない」と思ったときに、どこに答えがあるかを知っているだけで、確認の手が動きやすくなります。

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