顧客定例でAI議事録を使う前に確認すること | 録音同意・機密情報・個人情報

顧客との会議を録音・文字起こしする場合、会議の開始前に「本日はAI議事録ツールで録音・文字起こしを行います。よろしいでしょうか」と明示的に確認することが大前提です。無断での録音は信頼関係を損なうだけでなく、契約や法的なリスクにもつながりかねません。

相手が「録音しないでほしい」と言った場合は、その意思を尊重し、手動での議事録作成に切り替えるべきです。AI議事録ツールの便利さよりも、顧客との関係を優先することが長期的には重要です。

顧客との会議には、事業計画、未発表の製品情報、人事情報、財務情報など、機密性の高い情報が含まれることがあります。これらをAI議事録ツールにそのまま記録・保存する場合、データがどこに保存され、誰がアクセスできるのかを確認することが必要です。

クラウド型のAI議事録ツールでは、録音データや文字起こし結果がサービス提供会社のサーバーに保存されることが一般的です。顧客との秘密保持契約（NDA）に照らして問題がないか、社内のセキュリティポリシーに抵触しないかを確認してから利用を開始することを推奨します。

顧客側の担当者の氏名、連絡先、役職、個人的な発言が文字起こし結果に含まれることがあります。これらは個人情報保護法の観点から適切に管理する必要があります。

文字起こし結果を社内で共有する際は、不要な個人情報を削除・マスクしてから共有する習慣をつけると安全です。また、文字起こしデータを長期間保存する場合は、保存期間のルールを社内で定めておくことを推奨します。

NottaなどのAI議事録ツールを利用する前に、データがどのように管理されるかを公式サイトやサポートに確認することが重要です。確認すべき主なポイントとしては、データの保存場所（国内か海外か）、第三者共有の有無、データの削除方法、セキュリティ認証の取得状況などがあります。

ツールの機能や料金だけでなく、データの取り扱いについて納得できてから本番運用に移行する方が、後でのトラブルを避けやすくなります。

AI議事録ツールは非常に便利ですが、すべての会議で使うべきというわけではありません。顧客が強い拒否感を示す場合、高度な機密情報を扱う会議、個人の評価・人事に関わる場面などでは、使わない判断も重要です。

「ツールを使うかどうか」を毎回の会議前に意識的に判断する習慣をつけることが、PM・PLとしての適切な情報管理につながります。

AI議事録ツールを顧客向け会議に使う前に、社内でのルールを先に決めておくとトラブルを防ぎやすくなります。たとえば、「顧客への事前確認を必ず行う」「文字起こしデータを社外にメールで送らない」「不要なデータは30日以内に削除する」といった最低限のルールをチームで共有しておくことが推奨されます。

ルールが固まっていないまま利用を開始すると、担当者によって対応がバラバラになり、後で問題になりやすいです。