PMが毎朝5分で見るべき案件ダッシュボードの作り方

「朝一番でどの案件が今日問題になりそうか確認したいが、資料が散らばっていてどこを見ればよいか分からない」

複数案件を掛け持ちするPMやPMOによくある状況です。WBSはあるが分かりにくい、課題管理票は更新されているが全体像が見えない、コストは月末になって初めて確認する——こういう状態だと、問題が定例会議まで発覚しません。

毎朝5分で案件の危険シグナルを確認できる「最小ダッシュボード」を持つことで、問題の発見が1〜2週間早くなります。この記事では、スプレッドシートや既存のツールで使える最小設計を紹介します。

PMが毎朝見るべき情報は多くない

ダッシュボードを作ろうとすると、入れたい項目が増えすぎて使わなくなることがよくあります。毎朝5分で見るために必要な情報は、実は5項目だけです。

多くのPMが定例まで問題に気づけない理由は、情報が少ないからではなく「今日確認すべきシグナル」が整理されていないからです。

項目1：今週の進捗ステータス（赤・黄・緑）
案件ごとに「計画比で遅れているか（赤）」「少し遅れているが対処中か（黄）」「問題なしか（緑）」を1行で表示します。数字でなくてよい。PMの判断で色をつけます。

項目2：今週期限のアクション件数
今週が期限の課題・アクション・顧客確認事項の件数です。0件なら問題なし、5件以上なら優先確認が必要です。

項目3：直近3日間に顧客から返信が来ていないかどうか
「メールを送ったが3日返信がない」という状態は、トラブルの前触れであることが多いです。最後の顧客連絡日を入れておくだけで確認できます。

項目4：オープン課題で1週間動いていないものの件数
課題がオープンのまま担当者も変わらず1週間以上止まっているものは、放置されているリスクがあります。件数を入れるだけで「どの案件の課題が詰まっているか」が分かります。

項目5：今月の稼働消化率（費用管理がある場合）
月の何日時点で計画比何%の稼働を使っているかです。月末に初めて確認するのではなく、週次で見ることで「このペースだと月末に超過する」という警戒が早くできます。

個人でばらつかないようにするために、赤・黄・緑の基準を事前に決めておきます。

色	基準の例
赤	計画比2週間以上遅延・顧客から連絡3日以上ない・未対応課題5件以上
黄	計画比1週間遅延・顧客確認待ちが続いている・稼働が月計画の8割超
緑	計画通り・課題は動いている・顧客連絡に問題なし

この基準は案件・チームの規模によって調整してください。大事なのは「全員が同じ基準で色をつけられること」です。

ツールは何でも構いません。以下の構成で始めてください。

案件名	進捗	今週期限件数	顧客最終連絡日	停滞課題件数	稼働消化率
○○案件	緑	2	5/7	0	68%
△△案件	黄	5	5/5	2	82%

これをPMが毎朝自分で更新するか、前日夕方にメンバーが更新する運用にすることで、翌朝に5分で状況確認できます。

毎朝確認したダッシュボードの赤・黄を、週次定例の冒頭5分で共有します。

「今週は△△案件が黄で、顧客への確認待ちが続いています。本日中に状況を確認します」という形で共有するだけで、チームの問題認識がそろいます。

ダッシュボードは週次定例の「事前準備」として使う位置づけにすることで、定例の密度も上がります。

進捗管理・案件管理スキルは以下で学べます。

毎朝5分のダッシュボードレビューで「先週と何が変わったか」を確認する習慣が、問題の予兆を早期に感知する力を育てます。複雑なツールより、毎日続けられるシンプルな設計が長続きします。